仕事が溜まってどれからやればいいか分からない
仕事をしていると何か１つしか業務がないということは珍しいですよね。
・チームメンバーのフォロー
・過去の業務への問い合わせ対応
・打ち合わせ参加
・雑務
などを同時に抱えることの方が多いです。
担当するメイン業務だけでも複数ある人もいるでしょう。
同じように仕事を抱えているはずなのに
- 仕事捌くのうまいな
- 仕事が回ってないな
のように違う印象を受ける人はいませんか。
今回は、仕事を捌くときに必要な優先度を付けるのが苦手な人の特徴と解決方法を紹介します。
これを読んで、少しでも捌けるようになりましょう。
優先度付けが苦手な人の特徴
やらなければいけない仕事が複数あるとき、それらを完全に同時には出来ません。
同時に出来ないのですから、どの仕事を先にやるか順序を決める必要があります。
このとき順序を決めるために使うのが優先度です。
優先度を付けられない人の特徴は
①工数を正しく見積もれていない
②期限を明確にしていない
③後から言われたことを優先する
１つずつ見て行きましょう。
工数を正しく見積もれていない
１つ目は、それぞれの仕事にかかる工数（時間）を見積もれていないことです。
１日８時間の業務時間に対して
Ｂ：2時間かかる仕事
をやらなければいけないとすると、そもそも時間が足りませんよね。
「なんとなく時間かかりそう」という感じでＡの仕事に集中した結果
・Ｂの仕事は手もつけられていない
という状態になってしまいます。
あらかじめ工数を見積もって、足りないことが分かっていれば
・誰かに業務を触れないか検討
などの対応が取りようがあります。
また、工数を見積もっていても、全てがうまくいく前提での見積もりになっている場合もあります。
ちょっと手間取ったり、上司に声をかけられたりで予定が簡単に狂わないように、多少はマージンを取って見積もる必要があります。
期限を明確にしていない
２つ目は、その仕事をいつまでに終わらせるかの期限です。
期限くらい分かってやってます！
ステップごとに分解して期限を出してますか？
そうです。期限は最終納期だけを意識するのでは不十分です。
例えば
●●について調べて他部門に向けてのプレゼンの準備して
プレゼンはいつですか？
何日だから、それまでにお願いね
この場合の期限は
プレゼン日の前日までにプレゼン準備
だけでは不十分というわけです。
実際に準備を行うには
②調査まとめ
③調査結果の上司に確認してもらい、
プレゼンの方向性を決定
④プレゼン資料作成
⑤プレゼン資料を上司に確認してもらう
といったステップがあります。
その中には、上司の確認時間のように自分では分からない時間もあります。
上司の都合によっても必要な時間が変化するので、
調査結果をいついつまでにまとめる予定ですが、確認していただけますか？
ごめん。その日は出張だ
のように確認すれば、調査結果のまとめを１日早く出す必要があることが分かります。
プレゼン準備の前に、調査結果まとめの期限が明確になりますよね。
後から言われたことを優先する
３つ目は、言われたことをすぐにやろうとしてしまうことです。
真面目でいい子なんでは？
それ自体はいいことですが、「自分が何をしていても」が前に着くと状況が大きく変わります。
となってはおかしいですよね。
頼まれたことで意識がそちらに向いてしまって、今受けられる状態なのか判断せずに対応してしまう人は意外と多いです。
仕事を頼んでくる先輩や上司は、あなたが今どういう状態なのかを理解しているわけではありません。
人によっては ”時間があるなら” や ”手の空いた時に” でいいと思って頼んでいることもあります。
自分に余力があれば頼まれたことをすぐに対応すればいいですが、何でもかんでもすぐにやればいいというわけではないのです。
すぐ出来る解決法
優先度をつけて仕事をしなきゃ～
と思うだけではうまく出来たら苦労しませんよね。
優先度をつけるのが苦手な人が簡単にできる解決法を紹介します。
細かい項目に分けて考える
工数が出せない、細かい期限を決められてないを改善する一番の方法が、細かく分けて考えることです。
先ほどのプレゼン準備の例をそのまま使います。
②調査まとめ
③調査結果の上司に確認してもらい、
プレゼンの方向性を決定
④プレゼン資料作成
⑤プレゼン資料を上司に確認してもらう
このようにステップに分けて考えれば
④方向性が決まれば、プレゼン資料作りは半日あれば十分かな
のように工数が見積もりやすくなります。
また、③や⑤のように上司の工数が必要だとわかるものは、予め予定を聞いたり、調整してもらうなどの対応ができます。
でも、①の調査ってどれくらいの時間がかかるか分からないこともありますよね。
調べて見たら該当するものがたくさんあって時間がかかるなんてことも考えられます。
工数を見積もるのは大切ですが、工数が見えないものがあってはダメということではありません。
工数が出せないことには、仕事が予定どおり終わるかも分からないので困ります。
そのため、調査を途中まで行ってみないことには工数が見えないのであれば、
・工数が見えたら、そこで再度優先度を考える。
（予想と大きく違った場合にはそこで再度調整する）
のような対応を取ります。
優先度は高く無さそうだけど、工数が見えない場合は？
工数が見えなくても、それよりもっと優先度の高そうな仕事がある場合もあります。
その場合、自分で判断がつかないのであれば、
Aの仕事、進めてみないと工数が分からないとこがあります。
でもBのほうを優先すべきだと考えているのですが、Bを終えてからAに取り掛かっていいでしょうか？
上司に相談してしまいましょう。
何も考えずに「どっち先にやればいいですか？」と聞くのではなく、考えた上で判断を仰いでも「自分で考えろ！」と言うような上司なら、、、それは別の問題です。
（どこまで自分で考えればいいかは、入社してからの年数にもよりますよ）
やらなくてもいい仕事を切り捨てる
これは、仕事を効率よく行うための方法としてよく言われることです。
何をやるかを考えるよりも、”何は自分がやらなくていいか” を考えることで時間をうまく使えるというものです。
自分がやんなくていい仕事なんて最初からやってないわ
と言う人もいると思うので、もう少し広げて話をします。
人に仕事を頼むとき、「いつでもいいよ」とは言いづらいので、とりあえず期限をつけて頼むことって無いですか？
これお願いします。
いつまでですか？
えっと、急ぎではないので来週中くらいで！
みたいなやりとりですね。
言葉通り受け取れば、この仕事の期限は来週の金曜までです。
でも、会話の雰囲気を見ると、もっと遅れても大丈夫そうな気がしませんか？
もちろん、一応期限を言われて引き受けている仕事なので、自分で勝手に遅らせていいと決めるのは乱暴ですので、相手に確認をする必要はあります。
実際に確認をしてみると
今急ぎの仕事があって、この仕事少し期限を後ろにできませんか？
対応が少し遅れても大丈夫なように期限を早めに伝えていたので。
再来週の水曜までなら大丈夫だよ。
なんてことはよくあります。
それがなければ
今ある期限を守らなくてもいい仕事を切り捨てる（期限をずらす）
仕事が忙しいときと、そうでないときがあるような人は、この方法で期限の調整をするだけで仕事がずいぶん楽になると思います。
まとめ
今回のまとめです。
やらなくていい仕事を切り捨てる
工数や期限を考えたり、やらなくていい仕事を切り捨てたり、言われてみれば当たり前のことですよね。
でも実際にちゃんと出来ている人は意外に多くありません。
ここで紹介したことをきちっとやることで
- 順番を調整すればうまくできた
- 本来ならフォローを入れて対応できた
のような、避けられる失敗は格段に減らすことが出来るのでやってみてください。
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