会社員の業務の中で避けられない１つが ”会議” や ”打ち合わせ” がありますよね。
参加人数や重要度も様々で
- 超重要な取引先との打ち合わせ
- 定例の進捗会議
- 勉強のために参加する会議
- 別の業務をしていたいのに呼ばれた会議
など多岐にわたります。
中には ”会議をやっていると仕事をしている気になる” という人もいるのではないでしょうか。でもその会議ってお金がかかっているって知っていますか？
今回はそんな会議のコストに関する話です。
人件費はただじゃない
仕事をすることで給料が発生しますよね。月給制であれば、バイト代のように ”時給いくら” と考えることは少ないかもしれませんが、それでも残業手当などは ”基本給を時給換算したもに割り増し率をかけて算出” されますよね。
つまり、会議に参加している時間も含めて給料が発生しているわけです。（まぁ当たり前ですよね）
会議中は会議参加に対して給料が発生
時給換算という考えでいけば、会議に参加している時間というのは、会議に参加していることに対して給料が発生していることになります。
えっ、会議には出ているけど、その場でパソコン開いて別の仕事も片付けていますよ
という人もいるかもしれませんが、会議の場でカタカタとパソコンを叩いて内職しているのは会議の進行に悪影響な気もします。
そして、この会議に出席した人は
- 司会進行、議題の決定をおこなった
- しっかりと聞いて理解した
- みんなが気付いていなかった課題を定義した
- ただ、ぼっと聞いていた
- なんなら寝ていた
どのような参加をしようが同じように給料が発生します。会議に参加していた上司から
Aさんはいい発言も多かったから会議の時間全て業務時間でいいよ。でもBさんは発言もなく会議にそれほど貢献していなかったように思えるので、会議の時間の半分は休憩時間として処理してね
なんてことを言われる会社はありませんよね。会議に参加した人の人数だけ人件費としてコストが発生しているということです。（もちろん基本給がそれぞれ違うので、実際に時給換算したコストは人によって異なります）
その会議やるだけで５万かかるよ
会議の後になって
- 反対意見が出て揉める
- 参加者だけでは気づかなかった問題が見つかる
ことが無いように、できるだけ多くの人に出て欲しいという理由からか、会議開催案内が広く出されることがありますよね。
実際にかかるコストを計算してみましょう。
・残業手当として割り増し後の時給換算額 ２，５００円
・参加人数 １０人
・会議の時間 ２時間
２５００ × １０ × ２ ＝ ５０，０００円
会議を２時間やるだけで５万円のコストが発生することになります。
開催案内を出した人からすれば
ちゃんと必須参加者３名（宛先：TO）、それ以外の人は任意（宛先：CC）としたし、CCの人は時間が許せば参加してくださいと案内にも書きました。
任意の人が参加するかどうかは、業務の都合む含めてその人に任せていますよ。
と思うかもしれませんが、結果として１０人が参加したなら ”会議のコストとしては５万円” になります。（もちろん、呼ばれたからといって任意なのに会議に参加して、自分の仕事が終わらずに残業するのはその人自身の問題ではありますよ）
その月の業務に余裕があって、会議に参加したうえで残業が発生しない場合であっても、会議に参加しなければその時間で何か別の業務が出来たことは間違いありませんので、任意だけど参加した人も含めて会議のコストとして考えるべきだと思います。
大人数の会議をやることが悪いとは言いません。関係者が全て集まることでその場で全てが決定でき、後での手戻りを防げるということもあるかもしれません。必要であれば、参加人数が多い会議であってもやるべきです。
会議開催するときに考えること
コストを意識して会議を開催するためには、どのような方法があるでしょうか。会議開催者、会社としての仕組みの面から見てみましょう。
無駄な人は呼ばない
まず、会議開催をおこなう人が意識するのは、会議の目的を明確にしたうえで、その目的達成に必要な参加者が誰かを考えることです。つまりは、無駄な人は呼ばないということですね。
会議の参加者を分けてみると
- 主要メンバー（主催者、決定者など）
- その分野に知見のある人（アドバイザー）
- 新入社員など勉強目的の人
- ２時間の会議中の一部（１０分程度）だけ関係する人
- 何か気付いたことがあれば言う人
のように役割は様々です。
目的達成に必要不可欠な人というと、”主要メンバー” や ”その分野に知見のある人” が一番に浮かびますよね。”新入社員など勉強目的” の人については、発言もないでしょうし、必要不可欠とは言えないかもしれませんが ”無駄” とも言えませんよね。
では、会議中の一部だけ関係する人はどうでしょうか。それ以外の時間はお客さんとして座っているだけになってしまいそうですよね。
これまで会議室でおこなっていたような会議では、途中で出たり入ったりが多いと進行の邪魔になるため、会議の初めから参加せざるをえないという事情もあったかもしれませんが、オンライン会議になれば関係する時間だけピンポイントで参加してもらうというやり方も可能になりますよね。
また、関係する時間が本当に短いのであれば、そこだけ事前に話を聞いておき、会議の場では主催者が代理で話すようなやり方も可能ですよね。
最後の ”何か気付いたことがあれば言う人” は無駄ですよね。ごく稀に他の人が気づかなかった課題を指摘することがあるかもしれませんが、会議に常時参加してもらうコストに見合うとは思えません。事前に議題を確認してもらう、あるいは後で議事録を確認してもらうことで事足りるはずです。
案内は上司と相談するにしても、主要メンバーは誰か、その他に必要だと思われるのは誰かというのは意識するようにしておくようにしましょう。
会議コストを採算に入れてしまう
無駄な会議の開催や、会議の長時間化、無駄な参加者の召集を防ぐ会社としての仕組みとして、会議を採算に入れてしまうのはどうでしょうか。
商品開発を考えるときに、採算を気にしないという会社はありませんよね。材料費がいくらか、その上でいくらで売れば１台あたりいくらの儲けが出ると考えます。
そして販売促進にかかる広告費用など ”１台あたりの材料費” のように考えられないものは、かかる広告費用を生産する商品の数で割って１台あたりの採算に含めたりします。商品開発を担当する人にとっては採算をどれだけ良くできるか、赤字にならないようにできるかは一番気にするところですよね。
商品開発の途中で使用する部品が変わったり、販売促進費などに変化があれば採算を計算しなおします。しかし、いくら会議をおこなっても採算には影響しないのが現状です。
会議にかかる人件費は計算することが出来ますので、思い切って採算に入れてしまいましょう！
極端な話、材料費や広告費を見て１台あたりの利益率の高い商品であっても、数十人の会議を何百時間もおこなわないと発売まで辿り着けないのであれば、本当に商品化すべきか怪しいですよね。
会議コストを採算に入れるようにすると、採算の悪化を防ぐために
- 会議のアジェンダを事前に用意し進行を効率よくおこなう
- 会議に必要なメンバーの人選を適切におこなう
など、無駄をなくす努力が自然とされるはずです。
・開催自体が無駄な会議
・無駄に長時間化する会議
・無駄な参加者
を防いで、必要な会議や別の業務に時間をかけましょうということです。
まとめ
今回のまとめです。
会議の効率化、人選によって会議のコストは抑えられる
会議のコストを採算に入れちゃえば！？
会議については
- 時間が長い
- それほど関係ないのに呼ばれた
と不満を持っている人もいれば、
- 会議に参加していれば仕事していると思われる
- とりあえず参加してぼっとしている
という人もいます。
前者に対しては、無駄な拘束時間を減らして、別の業務を進める時間を作ってあげたいですし、後者に対してはサボる時間を奪って他の仕事をさせないといけませんよね（笑）
無駄な会議を減らして効率良くおこなうために、会議にかかるコストを意識することから始めてみませんか。
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