仕事でも友人との会話でも、人になにか説明する機会は多くありますよね。
上手く伝えることは重要なスキルと言えますが苦手な人が多いです。
つまり、こういうことです！
ちょっと何言ってるか分からない
こんなことにならないように下手な説明を変えましょう。
上手く伝えるためには、
・身振り手振りを交える
・適切な「間」を取る
など話し方についてのスキルもありますが、これは知識として覚えたからすぐに実践できるというものではありません。
たしかに身振り手振りが大事とか、間を取るって言われても、スティーブジョブスみたいなプレゼンができるとは思えんなー
今回紹介するのは、「自分は説明が下手だな」と感じたことがある人にはまずやってほしい
相手を理解する
ということです。
この記事を読むと「話し方が上手でなくても、相手を理解するだけで伝わり方が変わる！」ことが分かりますので最後まで読んでみてください。
・説明することが苦手
・相手に伝わらないことが多い
・もっと上手く伝えたい
相手を理解するだけで伝わり方は変わる
相手のことを理解するだけで変わるの？
そうです。
話し方についてのスキルは今のままでも、相手を理解するだけで伝わり方は変わります。
仕事の話や、今日あった話をそれぞれ違う人に伝える場合を考えてみましょう。
・同じ職場の先輩
・全然違う職業の同級生
今日あった話
・嫁さん
・５歳の娘
同じことを伝えるにしても、まったく同じ言葉で説明するという人はいないでしょう。
伝える相手がここまで違えば、わざわざ意識しなくても相手に合わせて説明を変えていますよね。
相手を理解しようと言うのは、相手によって伝え方を変えるというのをもう少し掘り下げましょうということです。
・説明する前におこなう相手の理解
・説明している最中におこなう相手の理解
があります。
説明する前におこなう相手の理解
実際に説明をおこなう前に理解しておくことから見ていきましょう。
仕事で１日調査した内容の説明
というシチュエーションで考えていきます
①相手が知りたがっていること
一番理解しておかないといけないのは、相手が何を知りたがっているかです。
そんなの調査結果に決まってるでしょ？
一言で言うとそうなっちゃいますね。
でも、相手の知りたいことを掘り下げてみると・・・
・調査結果に対するあなたの考えを知りたい
・単に調査結果の数値だけ知りたい
調査した背景や過程を細かく話す必要がある場合もあれば、反対に余計な情報になることもあります。
調査から得られた事実だけが求められている場合もあれば、そこからどう考えるかが重要な場合もあります。
相手の知りたいことによって、同じ説明をすべきじゃないことが分かりますよね。
②相手の知識量
次に理解する必要があるのは、相手が説明する内容についてどのくらいの知識を持っているかです。
説明に使える時間が無限にあるなら、何一つ省略することなく誰が聞いても分かるように説明をすればいいのですが
時間は有限です！！
説明する時間が同じであれば、
２．相手が知っている情報は軽く触れ、知らない部分を重点的に話す
であれば、どちらのほうが相手にしっかり伝わるか明らかですよね。
説明に30分かかる内容を10分に要約して伝えなさいと言われれば、相手を理解する以外にもスキルが必要になります。
しかし、説明の中で相手がすでに知っていること探しなさいと言うのであれば、相手を理解することで可能になります。
③相手は興味があるのか
もう1つ理解しておきたいのは、そもそも相手はその説明に興味があるのかです。
興味がない人に説明することがあるの？
調査を依頼した上司へ結果を報告するのであれば、聞く気がないなんてことはないでしょう。
そんな上司がいたらタックルしていいと思います。
しかし、調査結果をもとにして新しい商談にのぞむような場合はどうでしょう？
聞く気がないとは言わないまでも、「なんとしてもその説明を理解しよう」と聞いてくれるかはわかりませんよね。
面白かった話や嫌だった話を友達をするときに、興味を持ってもらうために
昨日、会社から帰ってる途中で、すげ～面白い話ことがあってさ・・・
マジでありえないわ～。
自分の責任のくせに、課長のやつ会議の場で何て言ったと思う？
こんな言い方することはあるように、相手がその話に興味があるかによって説明の仕方は変わってきますよね。
説明している最中におこなう相手の理解
事前に相手を理解していたとしても、説明している途中で状況が変わることもあります。
続いては、説明中におこなう相手の理解について見ていきます。
①相手の理解が追いついていない
説明をしている中で一番注意しておくべきなのは、相手が理解できているかどうかです。
説明の仕方が悪いのではなく
・相手が聞き逃してしまった
のような理由でも相手の理解が追いついていないということが起こります。
自分から「ちょっと今のところ分からないんですが」と言ってくれる相手なら楽なんですが、、
そうでない場合は、表情や、相槌が無くなったなどの変化を見逃さずに
分からないところありますか？
のように聞くようにしたいですね。
②話への興味が薄れている
もう1つ説明中に気をつけておきたいのが、相手が聞く姿勢を維持しているかです。
理解が追いつかなくなるのとは反対で
・話が脱線して本来の説明からずれている
などで説明への興味が薄れていることがあります。
この場合も自分から「そこは分かってるので大丈夫です」と言ってくれなれければ、表情などから読むしかありません。
理解できない場合の対処法
そもそも説明が下手だと思っている人からすれば
説明中に相手の表情などを観察する余裕なんてない！
ですよね。
そんなときの対処法です。
1つの項目が終わるごとに確認
相手が理解できていないということが分からないのであれば定期的に確認すればいいだけです。
1つの項目が終わったときに
ここまで大丈夫ですか？
今までのところで質問ありますか？
と聞くだけです。
説明の仕方について冒頭で案内
話への興味が薄れているかどうかを表情から読み取るのはさらに大変です。
相手の立場からしても、説明をしてくれているときに「そこ分かってるから飛ばしていいよ」とは言いづらいものです。
説明の冒頭に
基本的なところから順を追って説明していきます。
省略できるところがあれば飛ばしたいと思いますので仰ってくださいね
のように伝えて、言いやすくなるようにするだけでもかなり変わります。
まとめ
説明が下手だと悩んでいる人に向けて
相手を理解する
という解決方法について紹介しました。
説明するスキルの向上がなくても、伝わり方が変わるアプローチですのでぜひ試してみてください。
コメント