テレワークになってコミュニケーション取りづらくなった
こんな声を聞きます。
たしかに、テレワークやリモートワークによってコミュニケーションの取り方は変化しています。
・対面での打ち合わせができない
・気軽に声をかけることができない
・メールでのやりとりが増え、返信を待つ必要がある
しかし、テレワークでコミュニケーション不足になったと感じている人は、コミュニケーションで人に迷惑をかけていた可能性があります。
今回はその理由を紹介します。
コミュニケーションが取りづらいと思ったことがある人はぜひ最後まで読んでください。解決方法も紹介します。
テレワークによって変化のあるコミュニケーション
テレワークではコミュニケーションが取りづらいと感じる理由はなんでしょうか。
まずは、仕事におけるコミュニケーションの種類はどんなものがあるのか、そしてテレワークによってどのように変化があるのかを見てみましょう。
コミュニケーションの種類
仕事におけるコミュニケーションは大きく分けて３種類です。
①対面によるコミュニケーション
会社に出社していればお互いに顔を合わせてのコミュニケーションが可能です。
言葉でのコミュニケーションだけでなく、身振り手振りを使ったり、ホワイトボードや商品サンプルのように同じものを見ながらおこなえます。
②電話などによるコミュニケーション
同じ会社内であってもフロアや勤務先が異なる場合や、取引先などと迅速に連絡を取る手段となるのが電話です。
対面でのコミュニケーションと比べると共有できる情報量は少ないですが、一方通行ではなく通話の中で回答をもらうことも可能です。
③文字によるコミュニケーション
文字によるコミュニケーションの代表と言えばメールです。
画像や動画、資料の添付もできるため、共有できる情報量としては対面に近いものがありますが、スピード感においては大きく劣ります。
なかなか返信が来ないな～、と思っていたら相手は休みだったなんて経験はありますよね。
変化があるのは対面でのコミュニケーション
メールや電話によるコミュニケーションは、テレワークになっても変化はありません。
変化があるのは対面でのコミュニケーションですね。
実物を見ての打ち合わせ
パソコンの画面を映しての打ち合わせなどは、テレワークでも問題なく行えます。
Skype、teams、zoomなど、画面共有しながら通話できるアプリが多数あるからです。
しかし、
- 商品サンプル
- 試作品
など、実物を見ながらの打ち合わせは対面でないと難しいです。
画像や映像なら共有できますが、実際に触ってみるといったことはできませんからね。
ちょっと立ち話
出社していると、何か聞きたいことがあったときに直接聞くことができます。
ちょっといい？
そう言えば、あの件ってどうなった？
のように話かけてコミュニケーションをとることができます。
これはテレワークではできません。
電話はテレワークでも可能ですが、職場で直接声をかけるのと比べると少し躊躇しますよね。
また、近くで話を聞いていた人が、話に混ざってくるなんてことは電話ではありえません。
人の時間を奪うコミュニケーション
テレワークでは対応できないのが
- 実物を見ての打ち合わせ
- ちょっと立ち話
でした。
実物を見ての打ち合わせがどうしても必要なら出社して打ち合わせをするしかありませんよね。
テレワークでコミュニケーションが取りづらいと感じているのは、「ちょっと立ち話」ができないことでしょう。
これまで「ちょっと立ち話」を頻繁にしていた人こそ、注意が必要な人です。
相手の作業を止めてしまう
メールと違って、電話や対面で話すとその場で相手のリアクションを聞くことができます。
その点はメリットと言えますよね。
しかし、言い換えると相手の作業を止めて、強制的に時間を奪うことになります。
話しかけたほうは疑問が解決してすっきりすることが多いですが、話しかけられたほうはどうでしょうか。
作業中に話しかけられて、どこまでやったかわからなくなった
なんてこともありますよね。
実はそれほど急ぎでないことが多い
メールの返事を待っていたのでは遅いような場合は、直接話しかけたり、電話で確認することがあっても仕方ありません。
そして、テレワークでも電話でのコミュニケーションは可能なはずです。
では、なぜコミュニケーションが取りづらいと思うのでしょう。
実は、そんなに急を要することではないことが多いからです。
心当たりがある人は気をつけよう
もちろん、ちょっとした立ち話できたことで、その後の業務が円滑に進む場合などもあります。
それができないテレワークと出社を比較して、コミュニケーションが取りやすいのがどちらかと言えば出社なのは間違いありません。
しかし、コミュニケーション不足になったとまで感じてしまう人は、これまで「人の時間を奪うコミュニケーション」が多かったのかもしれませんよ。
それほど急ぎでもないことで、人の時間を奪っていたのだとしたら、これをきっかけに考え直したほうがいいですよね。
コミュニケーション不足の解決方法
テレワークという働き方が今後も続くのであれば、それに対応する必要があります。
テレワークでのはコミュニケーション取りづらいっす
と言い続けるのではなく、なんとか解決する方法を身につけたいですよね。
チャットを利用する
まずは、とりあえず直接話しかけていたのを見直しましょう。
席まで行って話せば早く解決することは多くても、「今相手の作業を遮って話しかける必要があること」はそこまで多くないはずです。
メールのように相手の都合のいい時間に対応してもらえれば十分なものと、本当に急を要するものを見極めるようにしましょう。
メールのマナーとか面倒なんだよな～
という人は、もっとラフなやり取りができるチャットを利用してみましょう。
メールだと
- いつもお世話になります。
- 以上、よろしくお願いいたします。
のように本題以外の文章を書いたりも面倒ですが、チャットであれば要件だけ伝えるのには適しています。
チャットであれば、チームチャットのように複数のメンバーに共有することもできるので、ぜひ利用しましょう。
決まった時間に通話時間を作る
やっぱり文字のチャットや１対１の通話だけでなく、口頭で情報共有をしたいというのであれば、
時間を決めて通話の時間を作る
というのもありだと思います。
テレワーク環境でも朝礼や昼礼のように話をする時間が取れていれば必要ないんですけどね。
もし、テレワークでは一言も話すことがない！というのであれば、通話時間を作る効果があります。
１日の業務時間の中で時間を決める（15時など）
その時間になったら業務を一息ついて（休憩がてら）通話を開始
連絡事項や業務の困っていることなどを話す
※打ち合わせや業務が忙しい人は参加強制ではない
※あくまで短時間で終わらせる
そのままダラダラ話が続いては意味がないので、短時間で終わらせることだけは絶対守りましょう！
まとめ
今回のまとめです。
チャットをうまく使ってコミュニケーションを取ろう
テレワークでコミュニケーションが取りづらくなったと感じるのは、若手社員よりも中堅やベテラン社員のようです。
新入社員の頃は、対面で話しかける場合でも
●●さん、今お時間よろしいでしょうか？
のように相手の状況を伺いますよね。
しかし、部下や後輩相手だと
なぁなぁ、ちょっとこれ教えて～
と気を使わなくなってしまいます。
なんなら他の人話しているところに割り込んでくる人までいますよね。
ベテラン社員ほど対面でのコミュニケーションでのメリットを享受していたとも言えますし、相手の時間を奪っているとも言えます。
働き方が変わったこの機会に、コミュニケーションの取り方について見直してみましょう。
コメント