１人で仕事をしているわけではないので、上司へ報告や相談をすることもありますよね。そんなときに
これってメールにしたほうがいいの？口頭で話したほうがいいの？
と思ったことはないでしょうか。
今回は、報告手段としてメールと口頭それぞれのメリットと使い分けについて紹介します。
まずはそれぞれの報告手段のメリットを把握しておきましょう。
メールで報告するメリット
報告にメールを使うメリットは
②複数人に共有できる
③資料などを添付できる
④相手の時間を選ばない
⑤書きながら考えをまとめられる
です。１つずつ見ていきましょう。
記録が残る
メールでの報告をすれば送った記録が残ります。後になって「言った／言わない」ということが発生しないということですね。
口頭で報告を受けた上司が
そんな報告、君からは受けてないな
のように嘘を付くことは滅多にないとは思いますが、うっかり忘れてしまう可能性はあります。
報告しなければならないポイントが５つあったとして、そのうちの２つが正しく伝わっていなかったとしましょう。そのときに口頭での報告では
②部下が報告するときに漏れてしまった
のどちらなのかは後になってからでは分かりませんが、メールで報告をしていればその心配がありません。
複数人に共有ができる
上司と部下の２人だけで仕事をしているというケースは珍しいですよね。
実際には多くの人が業務に関わっているため、上司への報告内容を
- チームメンバー
- 他部署の関係者
にも同様に情報共有として知らせることがあります。
口頭での報告でやろうとすれば、
・関係者それぞれに同じ説明をして回る
のいずれかになりますが、どちらも現実的ではありませんよね。
メールであれば、上司への報告と同時に関係者への情報共有が手間なくおこなえます。
資料などを添付できる
メールは文章だけでなく、資料などを添付することが可能です。仕事でよく使うものであれば、word、excel、power point、pdfなどが挙げられます。
年休の連絡などであれば問題ありませんが、現在の状況を総合的に判断して方向性を決めるような相談をしているような場合には、口頭で全てを伝えるのは難しいです。
”百聞は一見に如かず” ということわざがあるように、耳で聞くよりも目で直に資料を見てもらったほうが理解が圧倒的に早いはずです。
相手の時間を選ばない
メールは受け取った後であればいつでも読むことが可能ですよね。
上司に報告をしてから帰りたいのに、その上司が他の人と話をしていてなかなか話せない
といった経験をしたことはありませんか。
口頭で話をするということは、そのタイミングで相手の時間を拘束するということです。
メールであれば上司の都合のいい時間で読んでもらうことが出来ますので、「今声をかけて大丈夫か？」などと気にする必要がありません。
書きながら考えをまとめられる
報告や説明が苦手という人もいるでしょう。
あまり時間が無いから手短に頼むぞ
なんて言われてしまうと尚更焦ってしまい、簡潔に説明するのは難しいですよね。
報告のために書いている文章を自分でも読んでいるうちに
- 自分の伝えたいことが書けているか
- 誤解を招くような言い方になっていないか
のように確認することができ、考えをしっかりまとめることができます。
結果的に要点を抑えた報告となり、正確に伝えることが出来るかもしれません。
口頭のメリット
報告を口頭で行うメリットは
②伝わったことが明確に分かる
③その場でレスポンスを受けられる
です。１つずつ見ていきましょう。
時間がかからない
いくらタイピング入力が早くても、喋るよりもメールを書くほうが早いという人は滅多にいません。
年休を取っていいかの相談を上司にするとき
課長、明日年休をいただいてもいいですか？
わかった。関係者には連絡しておいてよ
はい
のように、ものの数秒で終わります。（上記は年休をある程度自由に取得できる企業の場合です）
しかしメールで書こうとすれば
●●課長
お世話になっております。▲▲です。
明日、私用のため年休を取得させていただけませんでしょうか。
以上、よろしくお願いいたします。
みたいに書くことになるため、数秒で終わらせることは出来ません。
伝わったことが明確に分かる
メールで報告をしたときに
まだメール見てくれてないのかな？それともメールは見た上で、どうするかを考えてくれているのかな？返事忘れてたりしないかな？
と心配になることがありますよね。かといってメール出して数十分後に「メール読みましたか？」と聞くのも失礼な気がしますから、返事が遅いときにどのタイミングで確認するかも気を使うところです。
口頭で報告をした場合には、”後でメールを読む” ようなことは起こりませんので、話したタイミングで伝わったことが明確にわかります。
その場でレスポンスを受けられる
メールでの報告の返事をもらうまでには、
上司が
・考える時間
・メールを書く時間
が必要になります。
年休取得の相談のような簡単ものであれば考える時間は必要ないかもしれませんが、そうだとしても
- メールを読む時間
- メールを書く時間は
はかかります。
承認や確認の返事だけが欲しいような場合には、口頭で報告して、その場ですぐにレスポンスを受けられるメリットは大きいです。
使い分け
メールと口頭の特徴を理解したうえで使い分けをしていきましょう。
正解はない
使い分けを行う前に注意しておきたいのは
- この連絡はメールが正しい
- この場合は口頭
のような絶対的な正解は無いということです。
口頭のメリットとして ”その場でレスポンスを得られる” があるように急ぎで伝えなければいけない報告は口頭にしたほうがいいというのはイメージしやすいですよね。
この場合は、上司にメールを書く人はいませんよね。取引先を待たせているわけですから、すぐに口頭で相談するはずです。
２）明日年休の取得が可能か確認したい
３）明日の午前中までに返信が欲しい
では、このような場合はどうでしょうか。
どれくらい急いでいる場合には口頭なのか、どういう内容ならメールなのかの境界ははっきりしませんよね。また、上司によってはまめにメールチェックする人もいれば、そうでない人もいますから、上司によっても正解が変わることもあります。
「この報告手段が正しい」というような揺るぎない正解があるわけではないことを覚えておきましょう。
基準を持つことが大事
①緊急度
②重要度
③上司のメールチェック頻度
④他の人への共有の必要有無
など多くの要素が関係するからです。
メール、口頭それぞれのメリットを理解しておけば
・多くのメンバーに共有しなければいけない内容を口頭でおこなう
・今すぐ判断が必要な相談をメールでおこなう
といった間違いは回避できると思いますが、「これはどっちがいいんだ？」という内容について迷う部分は残ります。
どうしたらいいか毎回悩まないために、自分の中での基準は明確にしておくようにしましょう。
たとえば
・報告に5分以上かかりそうならメール
のようにです。
自分の中での基準が決まらずに、その都度報告の仕方が変わってしまうと報告を受ける上司も困ってしまいます。自分で決めた基準で報告を行っていても
そういう報告は次からは口頭にしてくれないか？
と言われることもあると思いますので、そのときは報告の仕方を調整していけばいいでしょう。
最近は
- テレワークで口頭という手段がなく通話になる
- チャットツールなどを業務で用いる
のように報告の手段にも大きな変化があると思いますので、報告する相手とうまくやりとりが出来るように変化していく必要はあります。
伝わることが大切
また、いずれかの報告手段だけしか使ってはいけないというわけでもありません。
の場合には、メールを送信した後で、”メールで資料を送付したので早急に確認をしてほしい” ことを口頭で伝えるのように、メールと口頭での報告を併用したほうがいい場合もあります。
いずれにしても、メールか口頭かは手段でしかありません。肝心なのは、正しく伝わることと、対応が必要であれば期限内に対応出来るようにすることです。
自分で決めた報告の手段でおこなってみて、相手とのやりとりでより上手くいく方法があれば、随時調整をして円滑なコミュニケーションに繋げていきましょう。
まとめ
今回のまとめです。
どの報告を使うか自分の中で基準を明確にする
正しく伝わることが重要
特に新入社員のときはどうやって報告すればいいか悩むと思いますので、まずはそれぞれのメリットを理解しましょう。
そのうえで、絶対に正しい報告手段があるわけではないので、相手となる上司と相談し、円滑にやりとりがおこなえる手段を用いるようにしていきましょう。
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