これで会議を終わります。今日はありがとうございました！
と笑顔で言えて、時間通りに終わる会議をしたいですよね。
会議がうまく進むかどうかは進行者にかかっている部分が大きいですが、会議の進行が苦手という人は多いのではないでしょうか。
・週次報告のような定例会議の進行でもうまくできない人
出来れば前者になりたいですよね。
今回は、会議をうまく進行できる人と出来ない人の違いについて紹介します。特別な知識や話術が必要となるような内容ではないので、安心して最後まで読んでください。
はじめに
会議をする上での必要なこととして挙げられるのが
・アジェンダを用意すること
ですが、これは最低限やりましょう。
目的（ゴール）を明確にする
目的やゴールが決まっていない会議は上手くいくわけはありませんよね。
- 何について考えればいいのか
- どういう発言が求められているのか
が分からない状態で会議を進めていくと、参加者の多くは
あれ？この会議何を話し合うんだっけ？
となってしまいます。ゴールが明確になっていれば、進行者がうまく出来なくても
ちょっと議論の方向がずれてきていませんかね？
と助けてもらえるかもしれません。
アジェンダを用意すること
アジェンダは会議の内容のようなものだと考えてください。
会議のゴールが１つであっても、そのゴールにたどり着くにはいくつかのステップがありますよね。
今回のゴールは●●を決めることです。さぁどんなことでもいいので意見を言ってください
では上手くいかないですよね。どういう順序で進めていって、最終的にゴールにたどり着こうとしているかが分かっていないと、議論があっちにいったりこっちにいったりしてしまいます。
アジェンダの項目ごとにかかる時間の想定
苦手な人が会議の進行をした場合、予定した終了時間までに終わらないということが多くありませんか。
- 次の会議の開始時間
- 定時退社時間
- 昼休み
の前の会議だと特にそうですが、「まだ終わらないのか・・」とイライラしてしまうこともありますよね。
そんなこと言ってる私もつい先日の打ち合わせで
あっやべ、これ昼休みを10分くらい過ぎてしまいそう
となってしまいました。（反省です）
項目ごとの時間配分
毎回時間を超えてしまうという人は
項目ごとに必要な時間
の想定が出来ていないことが多いです。
アジェンダがあるから項目数で割るだけじゃないの？
と思う人もいるかもしれません。
もし、作成しているアジェンダがタイムテーブルの役割も兼ねるように作られているのならそれで十分かもしれません。しかし、アジェンダには項目が順番に書かれているだけのことが多いのではないでしょうか。
議論する課題が４つあったとしても、その１つ１つが同じボリュームとは限りません。項目数だけを見て
アジェンダの半分が終わって、会議の残り時間も半分残ってるからいいペースだ
のように考えるのは正しくありませんよね。そもそも項目ごとに落とし込んで考えないと会議にかかる時間が見込めないです。
項目ごとの時間は分からないけど、この会議全体でかかる時間はこのくらいだろう
なんてことが分かるなら天才ですよね。
何となくボリュームだけでもいい
会議に慣れていないうちは、項目ごとに分解したとしてもどのくらいの時間がかかるか想定するのは難しいかもしれません。また、慣れていたとしても、反対意見も多く出そうな項目については予め見込むのが難しいでしょう。
その場合は
・大事なところ、読みづらいところは大体のボリューム
を考えておくだけでもかなり違います。
たとえば
- 打ち合わせの目的や経緯
- すでにメールなどで話をしていることの確認
などであれば話すだけですので、時間は読みやすいですよね。
そして、時間が読みづらい課題が２つあるのであれば、
２つ目の課題のほうが時間かかりそうかな
１つ目はそんなに揉めないだろうな
くらいのイメージを持つだけでも大丈夫です。
もちろん、これだけで正確に時間が守れるというわけではありませんが、普段から項目ごとに考えておくことで少しずつ時間が読めるようになってくるはずです。
ちなみに、項目ごとの大体のボリュームすら考えていない人は意外に多いです。そういった人が、会議の最後のほうになって言うセリフが
そろそろ時間なので結論を出したいんですが・・
です。一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。私は結構聞くことがあって
いや、この状態で結論は出せないでしょ
と思ってしまします。
進行状況によってアジェンダから変更する
会議の進行によっては、途中で進め方を変更しないといけないこともあります。
進行具合によって、その後の進め方などを変更できるように考えておくと上手く会議を進められます。
複数のプランを用意しておく
進捗報告などの会議であれば、報告内容や質疑によって時間が延びることがあるくらいで、アジェンダを途中で変更するということはまずありません。しかし、重要な決断が必要な会議や、方向性を決めるような場合は、思い通りに進まないことが多々有ります。
そんなときに、状況の変化に合わせて途中の項目、あるいはゴールを変えるなどの柔軟な対応が取れるようにいくつかのプランを準備しておきましょう。
・反対意見は出ないだろう
のように答えを想定した進め方しか考えていないと、思わぬ反対があったときにどう進めていいか分からなくなってしまいます。
のように複数のプランを用意しておけば柔軟に対応することができます。
すごく難しいことを言ってるように聞こえるかもしれませんが、商談や取引先と話すときなどは当然のようにやっていることです。
・受け入れられるそうであれば、さらに詳細を説明
・概要の時点で無さそうなら、詳細はせずに別の提案
というように話す内容を変えますよね。
このように相手の返答によってどちらになるか分からないものについては普段から準備をしているはずです。
その考えをもう少し広げておきましょうというだけのことです。
項目ごとの重要度や影響度を考えておく
”項目ごとにかかる時間” に似ていますが、今度は項目ごとの重要度や影響度です。
アジェンダを準備して、項目ごとにかかる時間を想定していても、全ての項目が時間通りに行くことはありません。だからといって、多くの人を呼ばなくてはいけない会議であれば、全ての項目が間違いなく終わるように時間を長く設定するというのも難しいですよね。
進行が上手い人は、予定に対して時間が押してきたなと感じたときに、その後の項目を重要度や影響度に応じて調整しながら進めます。
重要度の低い項目であれば、説明を端折りながら時間を短縮します。補足説明として考えていた部分はそのまま飛ばすなどの判断も可能です。
”説明資料で準備していたことは何がなんでも全て説明していく”人もいますが、
ここまで時間押してるのに、そんなとこまで説明いる？
と思うことありますよね。
また、打ち合わせの中には一部の人だけで決定可能な項目もあったりしますよね。どう決まったかは全体で共有する必要があっても、一部の人だけ集まって決められるようであれば
この項目は別途●●部門と▲▲部門で打ち合わせを行ってから連絡させていただきます
のようにして飛ばすことができます。
一部の人だけで決めれる内容どころか、同じ部門の人同士のやりとりが白熱して会議の時間が過ぎていくことがありますが
それは部門に帰ってからやってくれせんか、、
ってなりますよね。このように項目ごとの重要度や影響度を把握しておけば、思わぬ事態が発生した場合でも、その後の進行を調整することで本当に議論しなければいけない項目についてはしっかり議論した上で、時間内に会議を終わらせることが出来るようになります。
まとめ
今回のまとめです。
項目ごとに重要度や影響度を把握しておく
複数のプランを用意しておく
これまで会議の準備をしっかりしていなかった人にとっては、かなり手間がかかる作業かもしれません。
だだし、やってるうちに慣れてきて、かかる時間の想定も正確になっていきますし、準備にかかる時間は短くなっていきます。
準備をすることで会議を上手く進行できれば、会議に参加する全ての人の拘束時間を短くすることができるので、ぜひ意識してやってみてください。
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